Bürgerbüro Lauffen a. N.

Und was bringt´s?

- umfassender Dienstleistungsservice
- bei durchgehender Öffnungszeit
- in zentraler Stadtlage

Schon längere Zeit vor der Einweihung des Bürgerbüros in Lauffen a. N. im Mai 2002 wurden in der Stadtverwaltung Lauffen a. N. Überlegungen angestellt, wie das Dienstleistungspaket der Stadtverwaltung zu optimieren wäre. Doch die Einrichtung eines Bürgerbüros in der Rathausburg war aber nicht der „Hit“. Die Entfernung zum Bürgerbüro im Lauffener Rathaus wäre für den Bürger die gleiche geblieben. Fehlende Raumkapazitäten hätten darüber hinaus zu hohen Umbaukosten geführt. Insgesamt wurde mit einer solchen Maßnahme zwar eine gewisse Verbesserung, aber keine optimale Lösung ausgemacht.
 
Eine in Auftrag gegebene Überprüfung der Raumsituation im Rathaus zeigte dann klar auf, dass eine Auslagerung zumindest einer Abteilung im Zuge von Aus- und Umbaumaßnahmen für längere Zeit unumgänglich ist. Diese Erkenntnis brachte dann die Überlegungen zur Einrichtung eines externen Bürgerbüros erneut auf den Tisch. Die Verwaltung legte Ende 2000 dem Gemeinderat ein schlüssiges Konzept über die Einrichtung eines Bürgerbüros außerhalb des Rathauses vor, das sofort auch die einhellige Zustimmung des Gremiums fand.

Dieses sah vor, dass die Lauffener Mitbürgerinnen und Mitbürger die gesamten Dienstleistungen des Einwohnermeldeamts, des Ordnungsamts, des Sozialamts, der Rentenversicherung sowie des Standesamts in Anspruch nehmen können. Dies täglich von 9.00 bis 19.00 Uhr und samstags von 9.00 bis 13.00 Uhr. Inzwischen hat man die Öffnungszeiten unter der Woche bedarfsgerecht auf 8 bis 17 Uhr angepasst, am Samstag gilt die Öffnungszeit von 9 bis 13 Uhr auch heute noch.

Neben den bereits genannten Dienstleistungen werden im Bürgerbüro zusätzlich alle Angelegenheiten aus dem touristischen Bereich erledigt, Eintrittskarten z.B. für das Lauffener Kulturprogramm oder für das städtische Freibad abgegeben, Berichte für den „Lauffener Bote“ entgegen genommen, Termine für die Stadthalle gebucht. Es können aber auch Besprechungstermine bei Mitarbeitern im Rathaus, natürlich auch beim Bürgermeister von hier aus vermittelt werden und vieles mehr.

Im Frühjahr 2002 konnte auch die Standortfrage für das Bürgerbüro endgültig geklärt werden. Zentral in der Stadtmitte, direkt beim Bahnhof, und zwar im Erdgeschoss des Gebäudes 54 Bahnhofstraße, ist das Bürgerbüro der Stadt Lauffen a.N. zu finden. Die Stadtverwaltung ist mit dem Bürgerbüro sozusagen „Shop in Shop“ selbst zum Dienstleister geworden und passt sich mit großzügigen Öffnungszeiten dem örtlichen Handel an. Damit wird dieser Bereich, der von zahlreichen Geschäften der verschiedensten Art umgeben ist, aus der Sicht der Stadtentwicklung positiv gefördert. Untergebracht sind im Bahnhofsbereich bereits weiter die VHS-Außenstelle (Bürgerbüro), eine Bücherei, das Notariat sowie ein Kundenberatungsstelle der AOK.

Im Zuge der ersten Überlegungen zur Einrichtung eines externen Bürgerbüros ging es auch um die Abklärung, inwieweit zusätzliche Partner für das Bürgerbüro gewonnen werden könnten. Insbesondere die AOK Heilbronn erwies sich hier als positiver Gesprächspartner. Was zunächst als einfache AOK-Beratungsplätze im Bürgerbüro gedacht war, entwickelte sich schließlich zu einer eigenständigen AOK-Beratungsstelle mit mehreren Mitarbeitern im gleichen Gebäude. Aus dieser guten Zusammenarbeit ergab sich dann auch die Möglichkeit der Schulung der Bürgerbüro-Mitarbeiter im AOK-Ausbildungszentrum für Baden-Württemberg in Untersteinbach, mit einem Trainer der AOK Heilbronn.

Die Mitarbeiter für das Bürgerbüro haben sich intensiv in externen Kursen und Seminaren auf die Aufgaben im Bürgerbüro vorbereitet. Weg von der Einzelsachbearbeitung sollte künftig jedes Teammitglied grundsätzlich alle Bereiche an seinem Arbeitsplatz erledigen können - dies erspart dem Bürger Wege zu verschiedenen Ämtern und Mitarbeitern, aber vor allem auch Zeit. Arbeitspläne wurden im Team, ohne Zugriff des Personalamts oder des Bürgerbüroleiters, zunächst probeweise ausgearbeitet, weil die deutlich verlängerten Dienstzeiten einen flexiblen Einsatz erfordern. Schulungen in den Bereichen „Kundenzufriedenheit“ und „Zeitmanagement“ wurden absolviert, aber auch fachliche Themen aus den Dienstleistungsbereichen wurden „aufgefrischt“. 

Das Bürgerbüro ist auf einer Fläche von 240 qm untergebracht. Neben einer Infotheke, die mit zwei Arbeitsplätzen ausgestattet ist und von der aus der gesamte Betriebsablauf gesteuert wird, sind vier weitere Arbeitsplätze mit Sichtschutz hintereinander aufgereiht. Dazu kommen im rückwärtigen Bereich ein Besprechungszimmer, ein Amtsleiterzimmer (zwei Arbeitsplätze) sowie ein Sozialraum. Ein Wartebereich mit Kinderspielecke ist vorhanden. Ebenso sind zusätzlich Registratur- und Ablageflächen in einem Nebenraum (50 qm) vorhanden.

Das Besprechungszimmer kann auch auf Wunsch des Kunden zur Beratung in Anspruch genommen werden, aber auch für Nacharbeiten.

Nach Abschluss der Umbauarbeiten konnte das Bürgerbüro am 7. Mai 2002 seinen Betrieb aufnehmen. Die Planung und Ausführung erfolgte durch das Büro KREOR Südwest GmbH, Neckarsulm, unter der Leitung des Stadtbauamts Lauffen a. N. Schon nach kurzer Zeit konnte erfreulicherweise festgestellt werden, dass das Bürgerbüro von der Bevölkerung sehr gut angenommen wird. Der Kontakt mit dem Bürger hat sich deutlich verstärkt und vertieft. Die Arbeit des Bürgerbüro-Teams wird ganz anders bewertet und anerkannt, weg vom üblichen Rathaus-Klischee.

Vor allem ist der Umgang mit dem Bürger in dieser neuen Einrichtung viel partnerschaftlicher geworden gegenüber dem Umgang im Rathaus. Die Mitarbeiter haben sich sehr gut eingelebt und es herrscht eine freundschaftlich kollegiale Atmosphäre.

Text von Hermann Brünings
(ehem. Leiter des Bürgerbüros der Stadt Lauffen am Neckar von der Einrichtung 2002 bis 2004)